“The soft stuff is the hard stuff, and the hard stuff is the easy stuff”
Este adagio habla por si mismo, las habilidades suaves (o soft skills) son mas difíciles de dominar que las habilidades tecnológicas. ¿Por qué? Bueno la respuesta corta es INTERACCIÓN HUMANA. Todos los seres humanos son sistemas complejos que interactuan unos con otros. Entender esta interacción es la esencia de las soft skills. Como Gerente de Proyecto es nuestro deber aprender estas habilidades criticas para comunicarnos con nuestro equipo y obtener el mayor potencial.
Pobres habilidades blandas pueden rápidamente desmoralizar y desencantar a equipo técnico fuerte, mientras que alguien que usas efectivamente estas habilidades puede obtener increíbles resultados de equipos promedio.
Como Gerente de proyecto las habilidades blandes que debes dominar son:
- Negociación
- Escucha activa
- Métodos de facilitación
- Globalización y diversidad de cultura
- Resolución de conflictos
- Equipos distribuidos
- Modelos de decisión participativa
¿Que es la negociación?
Las habilidades de negociación se usan en muchas áreas del Project Managemente, por ejemplo manejo de conflictos, gestión de contrato, gestión de requerimientos, manejo de stakeholder, etc. Buenas habilidades de negociación incluyen:
- habilidad de establecer metas y limites;
- control emocional;
- excelente habilidad de escucha;
- excelente habilidad de comunicación;
- conocimiento de cuando y como cerrar la negociación.
Como negociar.
El proceso para la negociación es MUY SIMPLE. Recuerda que estamos buscando una situación GANAR – GANAR. Estos pasos te permitirán encontrar un balance entre los involucrados.
PASO 0. Prepara (y conoce) el terreno.
El proceso inicia cuando tienes una situación donde la negociación debe ocurrir. Arregla una reunión formal con las personas involucradas (determina fecha y hora). Indica que deben generar alternativas para la negociación.
Llena la plantilla Negociación Simple (NES), en la sección Contexto y consideraciones. Al llenar las secciones tendrás presente los elementos críticos del proyecto que pueden o no ser negociables.
Paso 1. Obtén informacion de los involucrados.
Cada involucrado en la negociación tiene tiempo para investigar alternativas de negociación. Si te parece conveniente puedes compartir el documento NES. Como gerente de proyecto es critico considerar las metas del proyecto.
Recomendamos fuertemente que compartas la plantilla NES ya que contiene información vital del proyecto.
Paso 2. Negociar.
La fecha de la reunión llego y todos los involucrados se reúnen. Los puntos de la reunión son los siguientes (te recomendamos comentarlos al iniciar la reunión):
- Objetivo de la reunión. Explica brevemente por que están reunidos y que se pretende lograr
- Reglas de la reunión. Define las reglas que todos deben seguir, algunos ejemplos son:
- Todos tienen una opción o alternativa para comentar
- Duración de la reunión 30 min.
- Evitar el uso del celular
- Criticar ideas/propuestas no persona
- El proceso. Explica como es el proceso para la reunión. En este caso es:
- El gerente expone su alternativo y recibe comentarios de los miembros
- Miembro 1 expone su alternativo y recibe comentarios de los miembros
- Repite hasta que todos expongan su alternativa.
Todos deben de tener una oportunidad para describir su punto de vista o caso, sin prisa. Cada alternativa debe estar totalmente descrita, señalando ventajas y desventajas de cada opción.
El gerente de proyecto tiene control de la negociación y responsable de la duración de la misma.
Mantén una interacción positiva y permite que todos participen.
Paso 3. Obtener acuerdo (elegir alternativa).
De nuevo, las metas del proyecto es el factor mas importante a considerar (también riesgos y oportunidades). Cuando seleccionen una opción, confirma con todos sobre la elección. No dejes que exista duda o mal interpretación. Así es como se obtiene una situación GANAR-GANAR, donde todos los miembros sientes que son tomados en cuenta y escuchados.
No uses tu posición de autoridad para tomar un acuerdo, hazlo con ayuda de tu equipo y ganaras su confianza.
Si no hay acuerdo, realiza el paso 4.
Paso 4. Repite
Cuidadosamente revisa los comentarios del motivo por que las mejores alternativas están siendo rechazadas. Explica la razón por que consideras que cierta alternativa es mejor para el proyecto. VE al paso 1 y repite todo el proceso hasta llegar a un acuerdo.
La negociación involucra mucha interacción humana, como gerente de proyecto es tu responsabilidad obtener la mejor decisión en base al consenso del equipo. Se paciente, se amable. La negociación puede tardar, pero vale la pena.
Consideraciones:
- Llenar la plantilla NES es OPCIONAL pero puede ser de gran ayudar obtener la informacion vital para el proyecto y tenerla por escrito. Recuerda que la informacion es poder.
- El paso de la discusión puede ser personalizado como desees. Solo recuerda que deben existir canales abierto para la comunicación.
- Encuentra un balance en la decisión final en la negociación. Este no es un juego donde hay ganadores y perdedores. La negociación mas efectiva ocurre cuando las interacciones entre participantes es positiva y hay espacio para “dar y tomar” de cada lado.
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Líder de proyecto certificado PMP con mas de 10 años de experiencia en la planeación, implementación y ejecución de proyectos de TI. Me especializo en el uso de modelos de software internacionales y prácticas ágiles que garantizan una entrega de soluciones a tiempo y con calidad bajo una gestión de proyectos efectiva.