Los acuerdos de equipo crean claridad y expectativas mutuas en un sistema social. También pueden aumentar la productividad y crear libertad mental. Al hacer explícitas las expectativas sociales implícitas, los miembros del equipo se concentran en interacciones reales y sinceras, se sumergen en la creatividad y abandonan los miedos sociales. De esta manera, los acuerdos de trabajo ayudan a los equipos a co-crear su entorno más ideal y productivo y también pueden evitar malentendidos que conduzcan a conflictos.
Por qué son importantes los acuerdos de trabajo o working agreements
Hacer explícitos los estándares sociales para los equipos puede resultar desconocido. Algunos miembros del equipo pueden sentirse incómodos cuando se les pide que escriban lo que parecen ser expectativas de comportamiento profesional obvias, pero hacerlo es importante. Cuando los miembros del equipo no aclaran las expectativas mutuas, tienden a hacer suposiciones sobre lo que la otra persona quiere o pretende. Paul Watzlawick escribió una historia apropiada sobre esto, que llamó “La búsqueda de la infelicidad”. En ella, a un hombre le gustaría pedir prestado un martillo a su vecino para clavar un clavo. Pero nuestro protagonista, desafortunadamente, logra hacer girar tantas fantasías en su cabeza que su mente prefiere no preguntar nada en absoluto, y simplemente corre hacia el vecino para gritarle al hombre despistado y decirle: “¡Quédate con tu martillo!”.
Nuestras expectativas a menudo tienen más que ver con nosotros mismos que con nuestras contrapartes. Las conjeturas inconscientes a menudo son simplemente erróneas sobre las necesidades y deseos de los demás. Entonces la otra persona no comprende las expectativas. Esta falta de diálogo es una receta patente para la decepción. Esas decepciones se acumulan y consumen el capital social de un equipo. En lugar de utilizar la inteligencia colectiva en beneficio del producto, el equipo se separa, convirtiéndose en un grupo de individuos en lugar de un equipo o, en el peor de los casos, el sistema social colapsa a causa de ello.
Los acuerdos de equipo proporcionan un remedio pragmático en este caso: si se conocen las necesidades, es más fácil satisfacerlas. De esta manera, hacen explícitos aspectos del trabajo en equipo que a menudo se manejan mal de manera implícita.
Cómo realizar un taller sobre acuerdos de trabajo
Si bien hay muchas maneras de facilitar la creación de acuerdos de trabajo, este pequeño formato estilo taller funciona para muchos equipos.
Agenda una hora y media para este taller. Si el equipo es muy nuevo y no están familiarizados entre sí, comience con un ejercicio de conocimiento mutuo, como Mapas personales , antes de comenzar a trabajar en el acuerdo de su equipo.
1. Comience el taller con una pregunta de control.
Las preguntas de control ayudan a los participantes a llegar mentalmente a la reunión y sintonizarse con el tema en cuestión con una comprensión emocional de sus compañeros en ese momento presente. Para un taller sobre acuerdos de equipo, las preguntas de control podrían ser: Cuéntenos acerca de un equipo en el que trabajó y que se sintió exitoso: ¿cuáles eran las características de ese equipo? Cuando piensas en el trabajo en equipo, ¿qué atributos positivos te vienen a la mente?
La Psicología Positiva sugiere comenzar cada reunión con algo verdadero y positivo, ya que ayuda al cerebro a mantenerse en un modelo centrado en soluciones. Esto es especialmente útil para un taller sobre acuerdos de trabajo: sugiera al equipo que todos trabajen para mantenerse en el lado positivo de la discusión de las preguntas de control.
Dé a sus participantes tres minutos para pensar en la pregunta (tal vez permítales agregar notas adhesivas a un tablero real o virtual) y luego anime a cada participante a compartir durante un minuto. Asegúrese de que todos los participantes tengan el mismo margen de tiempo para compartir y evite comentarios sobre las historias compartidas. Una sonrisa amistosa y un agradecimiento antes de pasar al siguiente mensaje compartido funcionan bien.
2. Después del check-in, presente el concepto de acuerdos de trabajo al equipo.
Puede resultar útil compartir una historia personal de su vida profesional o personal en la que los acuerdos le hayan ayudado. Termine la introducción señalando algunos beneficios de los acuerdos de trabajo, como se indicó anteriormente.
Antes de sumergirse en el ejercicio, señale que no hay nada bueno o malo en ningún deseo o expectativa que pueda tener un individuo.
3. Comience a elaborar los acuerdos de trabajo con el equipo.
Dos grandes preguntas para ayudarle a empezar:
- ¿Cómo queremos estar juntos aquí?
- ¿Qué atmósfera queremos crear juntos en las próximas semanas y meses?
En la fase de despegue o inicio de un equipo, permita que los miembros del equipo intercambien ideas sobre estas preguntas. Esto funciona bien en persona y digitalmente. Pida a los participantes que escriban cada deseo en un adhesivo (virtual) con un cronograma de cinco minutos.
Comparta los deseos mediante la facilitación del bingo o permita que los participantes agrupen directamente los duplicados y coloquen puntos similares uno al lado del otro para reflejar el peso de deseos similares. Mirándolos juntos, discuta los detalles y pregunte a los presentes:
4. Llegar a un acuerdo en equipo
¿Qué más hay que decir? Es importante permanecer en silencio por unos momentos en este punto. Algunos de los aspectos más cruciales y controvertidos sólo se mencionarán si el grupo crea un espacio para que surjan.
Pregunte a los participantes si todos están de acuerdo con los puntos del acuerdo de trabajo o si es necesario cambiar algo. Puede elegir diferentes opciones de facilitación aquí, como votación con el pulgar, puño de cinco, una ronda de voces, etc. Es crucial en esta etapa que todos estén de acuerdo antes de pasar a la siguiente etapa.
5. Ayudar a enriquecer el acuerdo de trabajo
En este paso, ayude al equipo a enriquecer sus acuerdos de trabajo con aspectos en los que quizás no hayan pensado. Las siguientes preguntas pueden resultar útiles:
- ¿Cuándo y cómo esperan que los demás estén disponibles (esto es especialmente importante en el trabajo remoto)?
- ¿Cuál es nuestro tiempo de respuesta esperado?
- ¿Cómo prefieres comunicarte? ¿Hay diferentes preferencias?
- ¿Cómo quieren estar juntos en conflicto?
- A menudo haga un seguimiento con una aclaración de los aspectos relevantes de Scrum, como por ejemplo:
- ¿Quién es ahora miembro del equipo y quién no?
- ¿Qué longitud de sprint eliges?
- ¿Cuándo quieres hacer nuestros scrums diarios?
6. Conseguir el compromiso del equipo con los acuerdos de trabajo propuestos.
Antes de cerrar el taller, haga que los participantes se comprometan formalmente con el acuerdo de equipo. En los talleres de personas, esto podría incluir firmar el rotafolio o la pizarra en la que se creó el acuerdo del equipo. Virtualmente, haga que los participantes agreguen emojiis o fotos a la pizarra virtual.
7. Cerrar el taller
En este paso, aclare qué necesita el equipo de los facilitadores para llevar acabo esos acuerdos de trabajo. Haga a los participantes la siguiente pregunta: “¿Qué necesitan de mí como scrum master para crear la atmósfera descrita al principio?”
Finaliza el taller con un proceso de check-out consciente. El formato elegido depende del tiempo restante, el estado de ánimo de los participantes y la energía en la sala. Los controles son cruciales, ya que ayudan a los participantes y facilitadores a salir del taller con una sensación de integridad y son muy buenos indicadores del éxito de estas reuniones. Esto podría ser:
- Una pregunta como “¿Cuáles son tus mejores deseos para nuestro equipo en el futuro?”
- Un barómetro del estado de ánimo de una palabra: ¿Cómo estás en una palabra? ¿Un hashtag?
- O una rápida reflexión sobre el proceso.
Los beneficios de los acuerdos de trabajo
Los acuerdos de trabajo crean transparencia y claridad para que los equipos puedan liberar energía que se gastaría en conflictos y concentrarse en su trabajo. Además, los acuerdos de equipo añaden el mismo valor para los equipos remotos que para los equipos presenciales.
Estos conceptos también se pueden utilizar para algo más que equipos scrum . Los talleres y seminarios también pueden beneficiarse de que el grupo comparta deseos y expectativas explícitamente para que sean visibles y claros para todos. Esto ayuda a que las comunidades crezcan a través del entendimiento mutuo.
Referencia:
https://resources.scrumalliance.org/Article/facilitate-powerful-working-agreements